Prochain conseil municipal le mercredi 24 octobre 2018 à 20h30

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2018-03-22

Charte de fonctionnement

PARTENARIAT ENTRE LES ASSOCIATIONS

SUR LE TERRITOIRE DE BOVES ET LA VILLE DE BOVES

 

MEMENTO - REGLES DE VIE

Ce memento a pour objectif de fixer des règles de vie, pour le bien-être de tous.

Il permet d’avoir un regard anticipatif avec les évènements des associations, et la mise en œuvre de notre partenariat.

Pour le bien être de chacun, il est nécessaire de mettre en place des règles afin de vous permettre de mettre en œuvre vos projets, dans les meilleurs conditions.

 

A- Les demandes, à qui ?

Quel que soit l’objet de votre demande (matériel, salle, diffusion d’information, photocopie),  celle-ci doit être adressée à

Monsieur Patrick Budin : budin.boves@gmail.com, et, ou,

Madame Coppens Nathalie : coppens.n.66@gmail.com

 

B- Organisation de manifestations

La salle des fêtes est mise à disposition à titre gratuit une fois par an pour l’organisation d’une manifestation payante

a)    Avant :

-      Salle et occupation du domaine public :

Faire la demande auprès de la mairie auprès de Monsieur Patrick Budin par courrier : Mairie de Boves, rue Victor Hugo, 80 440 Boves ou courriel budin.boves@gmail.com.

En cas d’accord de mise à disposition de salle :

Remplir la convention l’utilisation des salles et dépôt de cautionnement (cf règlements d’utilisation des salles)

Sans cette démarche et sans l’accord, la manifestation ne sera pas autorisée

Prévoir et faire respecter les règles de sécurité et règlement

-      matériel : demande de matériel à transmettre 2 mois avant la manifestation par courrier ou par mail

b)   Pendant :

En cas de difficulté, une astreinte est mise  place du vendredi 18h au lundi 8 h : 06.35.22.68.93

c)    Après :

Ranger le matériel et effectuer les nettoyages

Si vous souhaitez une communication de votre action, il est nécessaire de les transmettre.

C- Déclarations

-      SACEM :

Il appartient à l’association organisatrice d’effectuer les déclarations SACEM.

La mairie ne prend pas en charge ces frais.

-      Autorisation débit temporaire :

L’association doit effectuer en mairie avant la manifestation la déclaration de débit temporaire (buvette), un mois avant la manifestation.

D- Publicité

Il appartient à l’association de faire la demande concernant la publicité dans la ville par le biais du Flash Infos, site de la ville, affichage en mairie.

Il est impératif de fournir les éléments de promotion six semaines avant l’évènement pour une diffusion dans le flash, par mail et un mois avant pour le site.

Afin de rendre votre promotion visible, il est essentiel de nous envoyer vos supports par mail.

Une demande de parution doit être faite. La demande n’engendre pas une parution.

E- Photocopies :

Chaque association dispose d’un crédit de 1500 copies (couleur ou noir).

Il appartient à chaque association de fournir le papier pour les photocopies pour qu’elles soient réalisées.

Entre la demande et la réalisation des photocopies les délais sont les suivants :

-      un délai de 5 jours maximum pour un nombre inférieur à 500

-      un délai de 10 jours pour un tirage supérieur jusqu’à 1500 copies.

Toute demande supérieure fera l’objet d’une demande spécifique auprès des élus référents.

 

F- Utilisation des salles, rappels.

Les salles sont mises à disposition via les conventions, les locaux sont propriété de la mairie, ou en location.

Vous avez l’obligation d’utiliser les salles dans les horaires et jours prévus dans la convention.

G- Calendrier manifestations

Afin de parfaire la communication et l’organisation des services, vous devez nous fournir un calendrier prévisionnel de vos manifestations.

H-Subventions

-      les associations bovoises : la demande est à transmettre en mairie. Les dossiers sont transmis aux associations concernées. Une date est fixée chaque année

-      Pour les associations métropolitaines, les demandes sont à transmettre à Amiens Métropole. Les demandes sont téléchargeables sur le lien suivant : http://www.amiens.fr/aap/aap.html (sur le site d’  Amiens Métropole, cliquez sur vos démarches, puis Associations et particuliers.)

Attention, les demandes de subvention métropolitaine peuvent être faites après une année de fonctionnement de l’association.